省力化投資補助金によるFAX受注Web化の知識マップ(知識グラフ)
FAX受注の手入力をCSV自動取込やWeb受注に置き換える投資は、既製品では足りずオーダーメイドの開発が必要になるため、中小企業省力化投資補助金のうち一般型の検討対象になり得るが、これは申請者が現に人手不足の状態にあること、単価50万円以上という投資規模、労働生産性の向上目標、賃上げに関する目標といった要件を前提とする。とりわけ賃上げ目標は未達なら補助金の一部返還を求められることがある経営コミットメントであり、事業計画の根拠には受注1件あたりの時間×件数×移行率という形で手入力工数を定量化した積み上げが要る。この積み上げは段階移行計画のフェーズ0の現状整理がそのまま使え、交付決定は契約・発注より先に行われ、補助金の入金は検収後の精算払いとして最後になる。
中小企業省力化投資補助金(一般型)
オーダーメイドの設備・システムや複数設備の組み合わせを対象にでき、事業計画の作成を含む本格的な申請が必要な、中小企業省力化投資補助金の類型。
一般型
省力化投資補助金 一般型
FAX受注のWeb化(段階移行)
FAX受注をWeb受注やCSV取込へ段階的に移していく取り組み。目標を「FAXの廃止」ではなく人が入力する注文件数の削減に置く。
人手不足の状態にあることの要件
一般型の申請者が、残業時間の状況・求人を出しても採用に至らない状況・従業員数の減少など、公募要領所定の基準で現に人手不足の状態にあることを示す入口要件。
人手不足の実態
投資規模の下限(単価50万円以上)
単価50万円(税抜)以上の機械装置・システム構築費を含む設備投資であることを求める、一般型の投資規模の基準。
投資規模の基準
労働生産性の向上目標
一定の年平均成長率で労働生産性を向上させる事業計画を求める、一般型の基本要件。
労働生産性要件
賃上げに関する目標
給与支給総額や1人当たり給与支給総額の増加率など、公募回により指標・数値が異なる、一般型が求める賃上げの事業計画上の目標。
賃上げ要件
補助金の一部返還条項
申請時に設定した賃上げ目標などが未達だった場合に、達成度に応じて補助金の一部返還を求められる条項。天災等の免除規定がある。
返還条項
交付決定
採択発表とは別の手続きで、これより前の契約・発注を補助対象外とする、補助事業の実施を正式に認める決定。
交付決定日
開発の契約・発注
補助事業として実施する開発の契約を結び発注する行為。交付決定より前に行うと補助対象外になる。
契約・発注
精算払い(後払い)
検収・支払いの完了と実績報告のあとに補助金が入金される、補助金共通の支払い方式。開発費はいったん全額を自社で立て替える。
補助金の後払い
フェーズ0の現状整理
取引先別の受注件数・チャネル・入力時間を一覧化する、段階移行計画の最初の工程。
現状整理
工数削減効果の定量化
受注1件あたりの入力・確認時間×月間の受注件数×Web受注・CSV取込への移行率という形で、削減できる手入力工数を時間の積み上げとして示すこと。
件数×時間×移行率
受注の手入力工数
注文書を見ながらの転記入力や、読み間違い・入力ミスの確認と訂正にかかる、受注1件あたりの入力・確認時間。
転記入力の時間
段階移行計画(FAX受注Web化)
FAX受注の廃止ではなく、人が入力する注文の件数を段階的に減らすことを目的に、二重運用期間やマスタ整備を含めて設計する移行計画。
段階移行の設計
中小企業省力化投資補助金(カタログ注文型)
事務局に登録された既製の省力化製品を、販売事業者との共同申請という比較的簡易な手続きで導入する、中小企業省力化投資補助金の類型。
カタログ注文型
省力化投資補助金 カタログ注文型
デジタル化・AI導入補助金
事務局に登録された既製のITツール・クラウドサービスの導入を対象とする補助金制度。
IT導入補助金系の制度
少額の改修・ツール導入のみの案件
単価50万円に満たない小規模な改修や、既製ツールの導入だけで完結する案件。
少額改修案件
補助率と補助上限額
中小企業1/2・小規模企業者等2/3という補助率と、従業員数5人以下750万円から101人以上8,000万円まで(大幅な賃上げを行う場合はさらに上乗せ)という、一般型の補助上限額の区分。
補助率・補助上限額
手入力工数の削減効果を定量的に示せ、かつ人手不足の要件を満たす場合、FAX受注のWeb化・CSV自動取込は一般型の検討対象になり得る。
一般型は、申請者が現に人手不足の状態にあることを所定の基準で示すことを前提とする。
一般型は、単価50万円(税抜)以上の機械装置・システム構築費を含む設備投資であることを前提とする。
一般型は、労働生産性を一定の年平均成長率で向上させる事業計画を前提とする。
一般型は、賃上げに関する目標の設定を前提とする。
申請時に設定した賃上げ目標が未達の場合、達成度に応じて補助金の一部返還を求められることがある。
交付決定日より前に契約・発注した経費は補助対象外であるため、交付決定は開発の契約・発注より先に行われるべきである。事前着手の承認など、公募要領が例外を認めている場合はこの限りではない。
開発費の支払いは検収の直後に発生し、補助金は精算払いとして実績報告のあとに入金されるため、開発の契約・発注は精算払いより先に来る。
取引先別の受注件数・チャネル・入力時間を一覧化するフェーズ0の現状整理を土台にすることが、工数削減効果の定量化に対する本記事の推奨である。
工数削減効果の定量化は、受注1件あたりの手入力工数の実測値を前提とする。
段階移行計画は、取引先別の件数・チャネル・入力時間を洗い出すフェーズ0の現状整理を前提とする。
FAX受注のWeb化・CSV自動取込は、二重運用期間を含む段階移行計画として設計を利用する。
既存の販売管理システムとの連携や自社固有フローの作り込みが必要なFAX受注のWeb化には、既製の登録製品を選ぶカタログ注文型は乗りにくく推奨されない。
既存システムとの連携や自社固有の業務フローに合わせた作り込みが必要なFAX受注のWeb化には、既製のITツール・クラウドサービス導入を対象とするデジタル化・AI導入補助金は推奨されない。
単価50万円に満たない少額の改修やツール導入だけの案件は、投資規模の基準を満たさないため一般型と両立しない。
一般型は、中小企業1/2・小規模企業者等2/3という補助率と、従業員数区分ごとの補助上限額で構成される。
省力化投資補助金(一般型)の事業計画としてFAX受注のWeb化を申請する場合、審査の土台になるのは「どの作業が月何時間どう減るか」の積み上げであるため、工数削減効果の定量化を前提とする。補助金を使わず移行だけを行う場合はこの前提は必須ではない。
一般型でも交付決定前の発注は対象外という補助金共通のルールが適用されるため、補助対象経費の発生は交付決定を前提とする。