メール添付PDF自動処理の知識マップ(知識グラフ)
Power Automateでメール添付PDFを処理する基本形は、Office 365 Outlookコネクタのトリガーを共有メールボックス宛てに絞り込み、添付ファイルのメタデータにあるIs Inlineで署名画像などのインライン添付を除いてからSharePointのドキュメントライブラリへ保存する構成である。トリガー条件で絞り込むことで対象外メールでの実行回数消費を避けられる一方、50MBを超えるメールなどはトリガー自体が取りこぼすことがある。読み取りまで自動化する場合はAI Builderの事前構築済み請求書処理モデルやドキュメント処理カスタムモデルを使い、抽出結果は信頼度スコアで人手確認に振り分ける。AI Builderクレジットは消費型で、Copilotクレジットへの移行が進んでいる。共有メールボックスにしてもフローの接続は作成者個人のアカウントに紐づいたままなので、共同所有者の設定が接続アカウントの退職リスクを軽減する。
Outlook
メールの受信をトリガーにでき、共有メールボックスにも対応するMicrosoftのメールクライアント/コネクタ。承認要求メールから直接応答することもできる。
AI Builderのドキュメント処理
サンプル帳票から学習したカスタムAIモデル、または事前構築済みモデルを使って、文書内のフィールドや表を抽出するAI Builderの機能。
Power Automate クラウドフロー
スケジュールやメール受信などをトリガーに、クラウド上でコネクタやアクションを組み合わせて自動化するPower Automateのフロー形態。
クラウドフロー
共有メールボックス
担当者個人の受信トレイから受け口を切り離すための、複数人がアクセスできるメールボックス。個別ライセンスは不要で、専用トリガー「共有メールボックスに新しいメールが届いたとき (V2)」で使う。
共有メールボックス(order@等)
添付ファイルの選別(Is Inline+拡張子)
添付ファイルのメタデータにあるIs Inlineがfalseのものだけを通し、さらに拡張子が.pdfであることを確認する、署名画像などを除外するための二段構えの条件。
添付フィルタリング
インライン添付(署名画像・ロゴ)
メール本文に埋め込まれた署名画像や会社ロゴなど、データ上は添付ファイルの一種として扱われるが本文表示用の画像。
Is Inline添付
SharePointドキュメントライブラリ
Power AutomateなどのフローがOneDriveやBLOBストレージと並ぶ保存先として選べる、SharePointのファイル保存領域。ファイル作成トリガーで後段フローの起点にできる。
トリガー条件(Trigger Conditions)
`@`で始まる式でトリガーの起動条件を絞り込み、条件を満たさないイベントではフローの実行自体を発生させないPower Automateの設定。
トリガー条件(trigger conditions)
メールトリガーの取りこぼし・スキップ条件
合計サイズがExchange管理者設定の上限または50MBのいずれか小さいほうを超えるメール、保護された(暗号化)メール、同時大量受信時などにOffice 365 Outlookトリガーがメールを処理しないことがある制限群。
トリガーのスキップ
フローの共同所有者
実行履歴の確認、フローの編集・停止・削除、所有者の追加ができる、フロー所有者に追加できる権限を持つユーザー。ただし他の所有者が作成した接続の資格情報は変更できず、各アクションの接続を自分自身の接続に差し替えることしかできない。
共同所有者
フロー接続アカウントの退職・無効化リスク
フローの接続(Outlookなどへの認証)が作成したユーザーのアカウントに紐づいたままのため、そのアカウントが退職などで無効化されるとフローが動かなくなるリスク。
接続アカウントの退職リスク
事前構築済み請求書処理モデル
請求書番号・請求日・支払額などの共通フィールドを学習なしで抽出できる、AI Builderの事前構築済みモデル。対応言語に日本語を含む。
ドキュメント処理カスタムモデル
サンプル帳票を使って「この帳票のどこに何が書いてあるか」を学習させる、AI Builderのカスタムドキュメント処理AIモデル。
信頼度スコア
ドキュメント処理の抽出結果に、フィールドや表のセルごとに付く0〜1の値。1に近いほど抽出値が正しい確度が高いことを示す。
AI Builderクレジット
AI Builderのアクションを実行するたびに消費される消費型の容量。ドキュメント処理は処理したページ数に応じて消費する。
Copilotクレジット
AI Builderクレジットの段階的終了に伴い移行が進む、AI Builder機能の利用に充てられるクレジット体系。コンテンツ処理は1ページ8クレジット。
本記事のようにOutlookコネクタのトリガーを選ぶ場合、クラウドフローはOffice 365 Outlookコネクタの「新しいメールが届いたとき」トリガーで受信をきっかけに起動できる(スケジュール・HTTP要求・Dataverseなど他の起動方法もあり、Outlookは必須ではない)
Office 365 Outlookコネクタには「共有メールボックスに新しいメールが届いたとき (V2)」という専用トリガーがあり、接続アカウントに共有メールボックスへのアクセス許可があれば使える
添付ファイルのメタデータにあるIs Inlineがfalseのものだけを通す条件と拡張子判定を組み合わせると、署名画像やロゴなどのインライン添付が本命のPDFと一緒に保存されるのをほぼ確実に防げる(取引先が本文中に帳票そのものを画像で貼ってくる場合はこの限りではない)
本記事のように添付PDFを絞り込む構成では、添付ファイルのメタデータ(Id・Name・Content Type・Size・Is Inline)は「添付ファイルを含める」の設定に関係なく常に取得でき、これを条件分岐に使う
本記事のように保存先にSharePointを選ぶ場合、SharePointコネクタの「ファイルの作成」アクションで既存のドキュメントライブラリへアップロードする(OneDriveやBLOBストレージなど他の保存先も選べる)
差出人や件名などの絞り込みは後段の条件分岐ではなくトリガー側のフィルタープロパティで指定し、対象外メールでの実行回数消費を避ける
Exchange管理者の設定した上限または50MBのいずれか小さいほうを超えるメールや、保護されたメール、同時に大量のメールが届いた場合には、トリガーがメールを処理しない(取りこぼす)ことがある
フローの接続は作成したユーザーのアカウントに紐づき、他の所有者はその資格情報を変更できないため、共同所有者を設定し接続を退職予定と切り離せる運用アカウントで作っておくとリスクを軽減できる
共有メールボックスにしても、フローの接続自体は作成したユーザーのアカウントに紐づいたままのため、受け口を共有化しただけでは接続アカウントの退職・無効化によるフロー停止リスクは解消しない
本記事のように読み取りまで自動化する場合、保存・通知が回り始めたらクラウドフローにAI Builderのドキュメント処理アクションを組み込んでPDFの中身を読み取れる
AI Builderには請求書番号・日付・合計金額などを学習なしで抽出できる事前構築済みの請求書処理モデルがあり、日本語にも対応する
会社ごとにレイアウトが異なる注文書などは、1コレクションあたり最低5件のサンプル文書で学習させるドキュメント処理カスタムモデルで対応する
請求書処理モデルの抽出結果は、フィールドごとに0〜1の信頼度スコアで確認できる
カスタムモデルの抽出結果も、フィールドごとに0〜1の信頼度スコアで確認できる
AI Builderのアクションは実行のたびに消費型の容量を使い、環境に容量がないとNoCapacityなどのエラーで止まる。この容量は従来AI Builderクレジットだったが、クレジット体系の移行期にあり、新規購入分はCopilotクレジットに置き換わりつつある
2025年10月に発表されたAI Builderクレジットの段階的終了に伴い、新規購入はCopilotクレジットに置き換わりつつある
クラウドフローはAI Builderクレジットを先に消費し、無くなるとCopilotクレジットを消費する優先順位になっている
本記事のようにSharePointに保存したPDFを読み取る場合、AI Builderのアクションにはそのファイルコンテンツを渡して読み取らせる(SharePoint以外に保存した文書コンテンツも同様に渡せる)